Sumário
Design Sprint: Conceito
O Design Sprint é um método que consiste em identificar, investigar e validar um problema para, posteriormente, criar, desenhar, prototipar e testar uma solução com usuários reais em um curto espaço de tempo.
Tem como principais objetivos descobrir rapidamente se uma ideia é boa ou não e encontrar soluções rápidas para processos complexos. Pode ser aplicado para ideias, problemas, dores ou novos negócios de qualquer área, otimizando tempo e custos. Além disso, é uma ferramenta de imersão com cocriação de solução e exercício de mentalidade ágil aplicada na prática, podendo ser muito interessante para trabalhar a cultura de inovação.
Como inspiração na aplicação da metodologia na Vóka, utilizamos o livro “Sprint: O método usado no Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias” de Jake Knapp, John Zeratsky e Braden Kowitz (2017).
Daqui para frente, te contaremos mais sobre o Design Sprint a partir da experiência do time da Vóka!
Definição de problemas
Na Mercur, empresa-mãe da Vóka, a responsabilidade de aplicar e facilitar essa e outras ferramentas de inovação é do Time da Vóka. Esse time domina a metodologia e consegue adaptá-la ao longo das atividades para que ocorra da forma mais eficiente possível. Além disso, reconhecemos como um benefício que o time facilitador não esteja diretamente envolvido no problema a ser trabalhado, assim, consegue levantar provocações diferentes e não influenciar nas decisões do time.
Quando falamos em processos, os problemas a serem trabalhados precisam possuir uma certa complexidade e envolver áreas diferentes. Esses problemas podem ser sugeridos por um colaborador descontente com um processo ou ser indicado por um colega que perceba a situação e visualize uma oportunidade de melhoria.
A partir do levantamento da problemática, precisamos nos preparar para aplicar a metodologia!
Preparação
Na Vóka, nos preparamos para uma rodada de Design Sprint com antecedência. Na Mercur, trabalhamos por processos, então muitas vezes são necessárias negociações em relação a disponibilidade dos participantes, para que as operações do dia a dia não fiquem desatendidas. Confira abaixo algumas dicas que podem ajudar na hora da preparação:
Organização do time facilitador
Sugerimos que o Design Sprint seja facilitado por uma dupla. Assim, é possível que uma pessoa conduza as atividades enquanto outra oferece apoio e contribui para remover barreiras durante o andamento do processo. É importante que esse time esteja alinhado, conheça o cronograma e saiba prevenir possíveis obstáculos e interferências.
Escolha do time
É importante que cada rodada de Design Sprint seja composta por um time de 3 a 7 pessoas (sem contar o time facilitador), nem mais, nem menos! A multidisciplinaridade é fundamental, portanto, é importante que sejam convidadas pessoas de diferentes áreas de atuação que estejam de alguma forma envolvidas no problema a ser trabalhado. Não é necessário que os integrantes do time conheçam detalhadamente o processo ou atuem como lideranças das áreas, o importante é que tenham acesso as informações e saibam a quem recorrer quando surgirem dúvidas.
Definição da agenda e cronograma
A metodologia original sugere que o processo ocorra em 5 dias consecutivos, para que se mantenha foco total no que está sendo discutido. No entanto, tomamos a liberdade de adaptar a metodologia para que se adeque há rotina e demandas da empresa. Sendo assim, em algumas situações, podemos utilizar um período maior, de até 9 dias úteis, com intervalos programados para que os colegas possam cumprir suas tarefas operacionais.
Infraestrutura
Uma dica para estimular o engajamento do time, é tirá-lo do seu ambiente de trabalho. Organizar a dinâmica em um espaço diferente, tranquilo , sem discussões paralelas e que passe uma sensação de segurança para as pessoas, pode ajudá-las a pensar de outra forma, expor suas ideias e se apropriar da atividade. Assim, as pessoas poderão focar 100% de sua energia na execução do Design Sprint.
Como gastamos muito energia ao longo desses dias, precisamos repor, não é mesmo?! Para isso, aqui na Vóka sempre gostamos de providenciar lanches saborosos e saudáveis para os momentos de intervalo. Isso contribui para manter o time empolgado e promove a confraternização!
Na Vóka, temos preferência por realizar esse processo de forma presencial, mas sabemos que as vezes precisamos nos adaptar para que os encontros aconteçam mesmo de forma remota. Isso contribui para que mais pessoas possam participar, principalmente aquelas que não trabalham no mesmo endereço físico. Clique aqui e confira algumas dicas para facilitar esse processo.
Trilha
A imagem abaixo resume a metodologia, dividindo-a em etapas:
Na Vóka, executamos o Design Sprint da seguinte maneira:
Etapa 01: Mapeie (compreenda o problema)
Nessa etapa ocorre um aprofundamento do problema que motivou o Design Sprint, a definição das perguntas norteadoras que deverão ser respondidas durante o processo e a elaboração do mapa do usuário com relação ao problema. Além disso, são definidos objetivos mensuráveis que determinam o sucesso da aplicação da solução no futuro. Essa etapa requer atenção e um alto nível de comprometimento de todos os participantes. Para garantir isso, na Vóka, preferimos deixar as telas de lado e utilizar recursos físicos, como materiais impressos, canetões, muitos post-its e folhas de rascunhos.
Etapa 02: Faça esboços (gere ideias)
Todos os esforços dessa etapa estão na cocriação de hipóteses de solução. O time explora referências e participa de processos de abstração a partir de desenhos de suas ideias, com dinâmicas individuais e coletivas, até que no final do dia o resultado será um esboço coletivo do mapa de uma solução. Nessa etapa, na Vóka, ainda seguimos com o uso de recursos físicos para fomentar o engajamento e trabalhar o poder de síntese.
Etapa 03: Decida (faça escolhas)
A etapa se inicia com a consolidação do esboço da solução e, a partir disso, os participantes do time são provocados a construir um fluxo de teste do usuário em seis passos. Essas provocações com números máximos e mínimos de elementos são muito interessantes para definir as prioridades e os pontos mais críticos do processo. Além disso, exercícios individuais combinados com revisões em grupo expõe a situação de diferentes perspectivas, a partir do conhecimento específico de cada integrante do time. A partir dessa etapa, em que precisamos aprofundar as pesquisas e detalhar as ideias, na Vóka, adotamos o uso de um quadro branco virtual.
Etapa 04: Prototipação (construa rápido)
A partir do fluxo de teste do usuário, são levantadas hipóteses a serem testadas por usuários reais. Nessa etapa, é fundamental que o time consiga construir um ou mais protótipos com a melhor qualidade possível em um curto espaço de tempo. Os protótipos podem ser em formato de simulação, rascunho de aplicativo, apresentação, desenho de um fluxo ou até mesmo uma planilha de Excel, o importante é que contenha os principais elementos para a validação das hipóteses.
Etapa 05: Testes (colete feedbacks)
Para testar os protótipos, o time é provocado a agendar momentos de entrevista com usuários, utilizando um roteiro semiestruturado para orientação. Para as validações, é importante que seja feita uma simulação muito similar com a realidade do uso futuro da solução, dessa forma, o time coleta impressões espontâneas e muito valiosas para possíveis correções.
Etapa 06: Aprendizados (planeje a implementação)
No último dia de Design Sprint é realizado o processamento das informações coletadas nas entrevistas de modo que o time identifique como pode ser aprimorada a sua proposta de solução.
Além da solução revisada, finalizamos com a construção de um plano de ação considerando os próximos passos, responsáveis e prazos para a implementação da solução. Encerramos a semana com um momento de celebração dos resultados e aprendizados!
Conclusão
Ao final de uma rodada, nosso objetivo é conseguir entregar para nossos colegas tanto uma solução “caseira”, de baixo custo e fácil de ser implementada, como uma solução a longo prazo, em que será necessária maior disponibilidade de recursos para implementação.
O Design Sprint é um dos pipelines queridinhos do nosso Time Vóka, pois além de ser considerado na empresa um espaço de aprendizagem, entrega resultado para diferentes áreas com soluções simples e promove a cultura de inovação entre os colaboradores.
Referências
Design Sprint: um novo olhar em 9 dias
Sprint: O método usado no Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias
KNAPP, Jake et al. Sprint: o método usado no google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias. Rio De Janeiro: Intrínseca, 2017, 319 . p.
